Dokumente und Anträge¶
Unter Dokumente schreibt eure Organisation Anträge, Anfragen, Stellungnahmen und alle anderen Texte gemeinsam. Diese Seite erklärt den Weg vom ersten Entwurf bis zur Einreichung.
Neues Dokument¶
- Öffne Dokumente und wähle Neues Dokument.
- Wähle den Dokumenttyp. Eure Organisation legt die Typen in den Einstellungen fest, etwa Antrag, Anfrage oder Änderungsantrag, jeweils mit eigener Checkliste und der Angabe, ob eine Freigabe nötig ist. Vorlagen und Briefköpfe verwaltet sie dort ebenfalls.
- Gib einen Arbeitstitel ein und beginne zu schreiben.
Dokumente lassen sich in Ordnern ablegen. Für Mitglieder ändern Ordner nichts daran, wer ein Dokument sehen darf. Gästen könnt ihr dagegen ganze Ordner freigeben.
Wer sieht ein Dokument?¶
Jedes Dokument hat eine Sichtbarkeit, die du über Teilen änderst:
| Sichtbarkeit | Wer sieht es |
|---|---|
| Privat | nur du |
| Mit bestimmten Personen | ausgewählte Mitglieder, jeweils mit dem Recht zu lesen, zu kommentieren oder zu bearbeiten |
| Gesamte Organisation | alle Mitglieder eurer Organisation |
Mit der passenden Berechtigung teilt ihr Dokumente auch mit anderen Organisationen, etwa Koalitionspartnern, oder mit Gästen.
Gemeinsam schreiben¶
Mehrere Mitglieder können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, Änderungen erscheinen bei allen sofort. Für Mitschreibende gibt es vier Modi: Bearbeiten, Vorschlagen, nur Kommentieren und nur Ansehen.
- Kommentare hängen an Textstellen und bündeln die Diskussion am Dokument.
- Verlauf: Beim Speichern entstehen Versionen. Ältere Fassungen lassen sich ansehen und bei Bedarf wiederherstellen.
- Checkliste: Der Dokumenttyp kann Punkte vorgeben, die vor der Freigabe erledigt sein sollen, etwa „Recherche abgeschlossen“ oder „Abstimmung mit Fraktion“.
- Aufgaben lassen sich direkt aus dem Dokument anlegen und Mitgliedern zuweisen.
Status und Freigabe¶
Der Status zeigt, wo ein Dokument steht. Der übliche Weg:
Entwurf → Interne Absprache → Externe Absprache → Freigegeben → Eingereicht → Bei Verwaltung → Auf Tagesordnung → Beschlossen bzw. Erledigt
Die externe Absprache, etwa mit Koalitionspartnern, ist optional. Ein Dokument kann auch abgelehnt, zurückgezogen oder archiviert werden. Welche Schritte vom aktuellen Status aus möglich sind, zeigt der Editor.
Mit Freigabe anfordern bittest du Mitglieder mit Freigabe-Berechtigung, das Dokument zu prüfen. Sie erteilen oder verweigern die Freigabe, du wirst benachrichtigt.
Text ab der Freigabe gesperrt
Bearbeiten lässt sich ein Dokument nur als Entwurf und in der internen oder externen Absprache. Ab „Freigegeben“ ist der Text eingefroren, damit genau die abgestimmte Fassung eingereicht wird. Nur Mitglieder, die alle Dokumente bearbeiten dürfen, können dann noch ändern.
Der KI-Assistent¶
Ist der KI-Assistent für eure Organisation eingeschaltet, erscheint im Editor ein eigener Bereich. Er kann:
- markierten Text verbessern und umformulieren
- Stichpunkte ausformulieren
- das Dokument prüfen, etwa auf fehlende Bestandteile eines Antrags
- Titel vorschlagen und Zusammenfassungen erstellen
- Fragen zum Dokument im Chat beantworten
Vorschläge übernimmst du erst, wenn du auf Übernehmen klickst. Die Verantwortung für den Text bleibt bei euch. Ob der Assistent zur Verfügung steht und in welchem Umfang, entscheidet eure Organisation.
Exportieren und einreichen¶
- Export: Unter Exportieren lädst du das Dokument als PDF oder Word-Datei herunter, mit dem Briefkopf eurer Organisation.
- Digitale Einreichung: Nutzt eure Verwaltung mandari Session, reicht ihr Anträge direkt aus dem Dokument ein und verfolgt den Stand bis zur Beratung. Die Einrichtung beschreibt Anträge digital einreichen.
- Klassische Einreichung: Sonst reichst du den exportierten Antrag auf dem Weg ein, den deine Kommune vorsieht.
Tipps¶
- Diskutiert strittige Anträge früh im Dokument selbst, statt Fassungen per E-Mail hin und her zu schicken.
- Setzt den Status konsequent. Dann sieht jede und jeder auf dem Dashboard und in der Dokumentliste, was gerade ansteht.